Yaklaşık maliyeti hazırlayan birimce yapılacaklar:
- Yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubunun yaklaşık maliyete oranı tespit edilir.
- Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları, tutarlarına bakılarak büyükten küçüğe doğru sıralanır.
- Her bir kalemin yaklaşık maliyete oranı (Tutar/YM) ile bu oranların kümülatif toplamının da gösterildiği listeye “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” denir.
- Sıralı iş kalemleri/grupları listesi oluşturulurken, iş kalemleri/grupları tutarlarının yaklaşık maliyete oranları, en yakın dört ondalık basamaklı sayıya getirilecek biçimde yuvarlanır ve bu oranların toplamının, yuvarlama nedeni ile 1 den farklı olması dikkate alınmaz.
- İş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler hazırlanır ve her bir analizdeki analiz girdilerinin, tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış bir listesi yapılır. Tutarların kümülatif toplamının da gösterildiği bu listeye “sıralı analiz girdileri tablosu” denir.
- Hazırlanan İş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler, sıralı iş kalemleri/grupları listesi ve sıralı analiz girdileri tablosu yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenir.
İhale komisyonunca yapılacaklar:
- İhale komisyonunca, sınır değer hesabı yapılarak teklifi aşırı düşük bulunanlar varsa belirlenir.
- Yaklaşık maliyet hazırlayan birimce hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yukarıdan aşağıya doğru, kümülatif toplamın % 80 oranının aşılmasına neden olan ilk iş kalemini/grubunu içine alacak şekilde, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları’nın listesi belirlenir.
- Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmaz.
- Açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kâr ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilir ve bunlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmez.
- Bir analiz girdisinin tutarı, bulunduğu iş kaleminin analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa bile, kümülatif toplamın analiz toplamının %15’ini aşmasına neden olursa, bu girdi açıklama istenilmeyecekler listesinden çıkarılır.
- Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdi için açıklama istenilip istenilmeyeceği her analiz için ayrı ayrı değerlendirilir. Girdinin, bir analizde bile açıklama istenilecek olarak yer alması, açıklama istenilmeyecek girdiler listesinden çıkarılmasına neden olur.
- Analizlerdeki işçilik girdilerine, tutarları ne olursa olsun, açıklama istenilmeyecekler arasında yer verilmez.
- Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir.
- İstekliye, analizlerini vererek açıklama yapması istenilen iş kalemleri/grupları ile bu açıklama sırasında kullanacağı analiz girdilerinden açıklama istenilmeyeceklerin listesi verilir.
- Anahtar teslim götürü bedelli işlerde ayrıca teklifi oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetveli de istenmelidir.
- İstenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.
- Gelen yanıtlar aşağıdaki esaslara göre incelenir:
- İsteklilerin iş kalemleri/iş grupları için kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış cari yıl birim fiyatlarını kullandıklarını belirtip bunları bir liste olarak sunmuşlarsa, teklif fiyatları da kurumun karsız fiyatından düşük değilse bu kalemler için açıklama yeterli kabul edilir. Ancak belirtilen kamu kurum ve kuruluşunun resmi yayınındaki bilgilere uyduğu kontrol edilir.
- Bir kamu kurumuna ait olduğu belirtilmemiş iş kalemlerin analizlerinin eksiksiz olup olmadığı kontrol edilir.
- Sunulmuş analizler ile yardımcı ve/veya alt analizlerde, Bayındırlık ve İskân Bakanlığı tarafından belirlenerek yayımlanmış rayiçler kullanılmış ve söz konusu rayiçler poz numaraları da belirterek liste halinde belirtilmişse, söz konusu rayiçlere ilişkin olarak proforma fatura, teklif alma yazısı, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı ve stok tespit tutanağı v.b. aranmaz.
- İstekliler tarafından, inşaat iş kalemleri/iş grupları dışında yer alan sıhhi tesisat, kalorifer tesisatı, müşterek tesisat, havalandırma, brülör, asansör, elektrik tesisatı vb. iş kalemleri/iş gruplarına ait analiz sunulması yerine bu iş kalemi/iş gruplarına ait malzeme ve montaj bedelini ayrı ayrı gösterecek şekilde açıklama yapmaları kabul edilir.
- Sunulan analizleri, ihale dokümanı kapsamındaki analiz formatına, birim fiyat tariflerine, idarece tanımlanan yapım şartlarına veya teknik şartnameye uygun olmayan, analiz fiyat tutarları teklif fiyatların üzerinde olan isteklilere ait teklifler reddedilir.
- Analizler üzerinde yapılan incelemede; çarpım ve toplamlarda hesaplama hatası bulunması durumunda, analiz girdilerine ait fiyatlar esas alınarak, hesaplama hatası ihale komisyonu tarafından re’sen düzeltilir. Bu şekilde düzeltilmiş analiz fiyatı, teklif fiyatın üzerinde olan isteklilerin teklifleri reddedilir.
- İş kalemleri/gruplarına ait analizler ile yardımcı ve/veya alt analizlerde yer alan işçilik fiyatları için Bayındırlık ve İskân Bakanlığı tarafından belirlenen işçilik rayiçlerinin kullanılmaması durumunda, teklif edilen işçilik fiyatları ihale tarihinde yürürlükte olan saatlik asgari ücretin altında olan teklifler reddedilir.
- İhale komisyonu, sınır değerin altındaki tekliflerin önemli bileşenlerini;
- Yapım yönteminin ekonomik olması,
- Seçilen teknik çözümler ve yapım işinin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar,
- Teklif edilen yapım işinin özgünlüğü, hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle değerlendirir ve ihaleyi sonuçlandırır.
Diğer hususlar:
- Yapım yönteminin ekonomik olması hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; kullanılan yapım yöntemi ve teknolojisinin sağlayacağı maliyet avantajının belgelere dayalı olarak açıklanması gereklidir.
- Seçilen teknik çözümler, yapım işinin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya yapım işinin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; belirtilen çözüm, avantajlı koşul ve özgünlük sayesinde elde edilen maliyet avantajı, bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanmalıdır.
- Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38’inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamada; sorgulamaya konu iş kalemlerine/gruplarına ilişkin analizler ile bu analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir. İsteklinin analizlerine dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;
- Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,
- Fiyat teklifleri,
- Çimento ve demir ürünleri için üreticinin ilan edilmiş fiyat tarifeleri
- Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,
- Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,
- Ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanakları,
- Stoğunda bulunan mallara ilişkin stok tespit tutanakları,
- İdarece istenmesi durumunda yardımcı analizler v.b. dir.
Burada anlatılan tüm işlemler, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre yaklaşık maliyet ve hakediş düzenleme programı olan e-Hakediş’’i kullanan idareler tarafından birkaç tıklama ile yapılabiliyor.
İlgili Videolar:
- Aşırı Düşük Sorgulaması (İdare) – Program üzerinde anlatım
- Yapım İşlerinde Aşırı Düşük Sorgulaması (ADS) – Sunum dokümanı üzerinde anlatım